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Atualmente, utilizamos a plataforma do Meetup para controle das edições e listas de participantes. O fluxo do processo acontece da seguinte maneira:
- Uma edição do meetup é marcada com X participantes.
- Esse número X é definido pela empresa que irá cediar o meetup em conjunto com os organizadores, tendo como objetivo tentar agrupar o maior número de participantes mas que ao mesmo tempo mantenha um espaço agradável para que o meetup aconteça normalmente.
- A lista para confirmação é aberta (geralmente programada para um certo dia e horário e dividida em partes, para que possa abranger um maior número de pessoas).
- Ao atingir o número limite de participantes, a lista de confirmações é fechada e automaticamente uma lista de espera é criada com os usuários que confirmarem após fechamento dessa lista.
- Após uma pessoa cancelar sua confirmação na edição do meetup, uma vaga é aberta e disponibilizada para os usuários da lista de espera.
- 24 horas antes da edição do meetup, a lista de confirmações é fechada e passada para a empresa que irá cediar o meetup para controle de entrada. Aqui vale ressaltarmos um ponto: apesar da lista estar fechada, os participantes confirmados ainda conseguem cancelar a sua ida ao meetup.
- Claro que imprevistos acontecem e sempre costumamos analisar caso a caso. No entanto, no últimos meetups tivemos alguns problemas recorrentes em relação a isso, onde muitas desistências de última hora acabaram retirando a possibilidade de participação de outras pessoas que tinham também a intenção de ir ao meetup.
- A partir do momento que a lista é fechada (24 horas antes da edição) e o participante cancelar sua inscrição ou não aparecer ao meetup sem um prévio aviso aos organizadores, este será banido por 3 edições a partir da edição consecutiva.
Atualmente nos baseamos no código de conduta da Bocoup nas edições do meetup.