Motivation

Anfang 2019 hat mein damaliger Arbeitgeber Prozessbeschreibungen definiert, um Kernprozesse eindeutig zu beschreiben. Da der Betrieb mit MS-Office arbeitet, wurden die Beschreibungen als Office Dateien erstellt. Wie es bei interaktiven Programmen üblich ist, war hier viel Handarbeit erforderlich, um die Beziehungen der Prozesse untereinander zu ermitteln und darzustellen.

Also dachte ich mir, das müsste man doch automatisieren können.

Zuerst müssen die Daten von Büro 3.0 in Büro 4.0 überführt werden.¹

Als Format habe ich XML gewählt, da man es problemlos mit einem Editor schreiben kann und es in den gängigen Programmiersprachen Bibliotheken gibt, um es einzulesen.

Damit die XML-Dateien validiert werden können, habe ich entsprechende DTDs dazu erstellt. So kann ich bei der Weiterverarbeitung von validen Daten ausgehen.

Dokumentorientierter Ablauf

Die Schnittstellen zwischen den Prozessen bestehen aus Dokumenten. Entweder benötigt ein Prozess ein Dokument, oder er erzeugt es.

Alle Dokumente werden in der Datei doclist.xml aufgeführt und durch eine Dokumentennummer eindeutig identifiziert. (Die Nummer kann auch alphanumerisch sein.)

In der Prozessbeschreibung wird für jeden Prozessschritt angegeben, welche Dokumente benötigt oder erzeugt werden. Dabei wird nur die Dokumentennummer angegeben.

Das Programm panalyse.lua ließt eine Prozessbeschreibung ein und ergänzt in der Dokumentliste die entsprechenden Beziehungen. Grundsätzlich kann ein Dokument mehrere Empfänger haben, die aktuelle Implementierung berücksichtigt das noch nicht.

Sollt ein unbekanntes Dokument auftauchen, so wird es ebenfalls in die Dokumentliste übernommen.

Nachdem alle Prozessbeschreibungen einmal mit panalyse analysiert wurden, sollten alle Beziehungen in der Dokumentliste enthalten sein.

Nun kann die Dokumentliste ausgedruckt werden. Sie zeigt den Informationsfluss zwischen den Prozessen.

Beim Ausdruck der Prozessbeschreibung werden die Beziehungen aus der Dokumentliste gelesen und in die Prozessbeschreibung übernommen.

Neue Räder?

Das gibt es doch schon, allerdings nicht von Bosch sondern von IBM.

Mit BPMN (Business Process Model and Notation) gibt es bereits ein Werkzeug zur grafischen Darstellung von Prozessen. Es benutzt sogar XML!

Da grafische ist dabei genau mein Problem. Natürlich kann man viele Ikons mit Pfeilen verbinden und so eine Prozesslandkarte erstellen, allerdings wir sie bei nicht trivialen Prozessen schnell sehr groß und unübersichtlich, oder die Prozesse werden zu stark vereinfacht und die Übersicht somit aussagelos.

Trotzdem habe ich versucht eine grafische Darstellung zu erzeugen, allerdings manuell und in LaTeX. Der Informationsgewinn ist im Vergleich zum Aufwand gering, daher habe ich von eine Portierung nach ConTeXt abgesehen.

Voraussetzungen

Die hier beschriebenen Programme nutzen ConTeXt Mark IV.

ConTeXt wurde gewählt, da es mit unter 400 MB deutlich kleiner ist, als eine TeX-Live Installation. Außerdem bietet ConTeXt einen einfachen Zugang zur Programmierung in Lua, somit ist keine zusätzliche Installation erforderlich.

Prozessbeschreibung

Der Prozess wird in einer XML-Datei beschrieben. Diese kann gegen die beiliegende DTD-Datei validiert werden.

Die ConTeXt Environment prozess-style.tex formatiert die XML-Datei für DIN A4 Querformat.

context --environment=prozess-style.tex prozess.xml

Dabei werden die Dokumentnamen und die Empfänger aus der Datei doclist.xml geladen.

Dokumentliste

Aus der Datei doclist.xml kann eine Liste aller Dokumente und der dazugehörigen Abhängigkeiten erstellt werden.

context --environment=doclist-style.tex doclist.xml

Prozessanalyse

Damit man die Abhängigkeiten nicht von Hand ermitteln muss, analysiert das Programm panalyse.lua die einzelnen Prozessbeschreibungen und trägt sie in eine XML-Datei vom Typ doclist.dtd ein. Dabei werden nur Abhängigkeiten hinzugefügt. Die Dokumentnamen müssen dann bei Bedarf manuell ergänzt werden.

Aufruf mit

mtxrun --script panalyse.lua doclist.xml prozess.xml outfile.xml > p.err

• doclist.xml muss eine valide XML Datei vom Typ doclist.dtd sein.
• prozess.xml muss eine valide XML Datei vom Typ prozess.dtd sein.

Werden keine Argumente angegeben, so werden die Dateinamen doclist.xml und prozess.xml benutzt.

Das Ergebnis wird in outfile.xml gespeichert. Diese Datei ist eine valide XML-Datei vom Typ doclist.xml.

Die aktuelle Version kann nur einen Empfänger pro Dokument verarbeiten.

Die grafische Darstellung prozess-visualisierung.tex wird noch nicht automatisch erzeugt.

Zukunft

• Dokumente mit mehreren Empfängern werden noch nicht berücksichtigt.
• Aufzeichnungen: Ein Ersteller, viele Aktualisierer.
• Programm zum Löschen der Beziehungen aus der doclist
• Schalter für Außendarstellung (nur Prozesschritte) und vollständigen Prozess mit Arbeitsschritten. (ConTeXt mode)

Lizenz

Die Programme in diesem Projekt sind unter GPL Version 3 lizenziert.

Die Daten in diesem Projekt sind unter Creative Commons CC BY 4.0 lizenziert.

Footnotes

1. Büro 1.0 -- Handschriftlich auf Papier, Büro 2.0 -- Schreibmaschine auf Papier (optional mit Durchschlägen), Büro 3.0 -- Computer mit Drucker, Büro 4.0 -- Strukturierte Daten, die von anderen Programmen verstanden werden. ↩