- Introduction
- Formats d'événements virtuels du CCA, classés par plateformes de diffusion et de distribution
- Formats
- Événement virtuel auquel le public participe activement
- Événement virtuel avec participation limitée du public
- Projection virtuelle avec des intervenants (segments en direct et préenregistrés)
- Événement hybride avec des intervenants virtuels, et un animateur et un public physiques
- Événement hybride avec quelques intervenants dans un espace physique et un public entièrement virtuel
- Événement hybride avec des intervenants et un public physiques, enregistré pour un public virtuel
S'il nous est arrivé avant la pandémie de diffuser en continu des événements en direct et d'utiliser des systèmes de vidéoconférence, nos événements, par défaut, se tenaient en personne. La pandémie nous a forcés à repenser cette façon de faire ; l'obligation de tenir des événements virtuels a créé à la fois de nouvelles possibilités et de nouveaux défis.
Les événements virtuels nous ont permis d'accueillir des intervenants que, pour diverses raisons, nous aurions eu du mal à faire venir sur place même sans les restrictions de voyage causées par la pandémie. La technologie nous a offert la possibilité de rassembler des personnes pour qu'elles communiquent leurs idées, peu importe la distance et les différents fuseaux horaires. Cependant, des défis de production émergent avec la distance ; nous ne pouvons pas contrôler l'environnement comme dans une salle de spectacle ou un espace physique de ce type.
Le présent document résume les solutions que nous utilisons pour produire des événements virtuels. Il détaille les éléments clés propres à chaque format, ainsi que l'organisation interne et l'équipe nécessaire. Nous avons essayé toutes les combinaisons possibles, avec plus ou moins de succès. Chaque événement nécessite un juste équilibre entre l'immédiateté de l'interaction en direct et la création d'une vidéo de qualité. Les événements virtuels connaissent deux étapes de visionnement : la diffusion en continu en direct, et le visionnement sur demande, étalé dans le temps, qui exige du montage et du titrage et qui est destiné aux plateformes vidéo et aux médias sociaux.
Résumons les avantages et les inconvénients propres à chacun des différents formats abordés : les réunions par vidéoconférence permettent une participation active de tous les membres du public, mais ne sont viables qu'avec un petit nombre d'intervenants et un public réduit, et ne permettent pas de créer du contenu numérique visuellement attrayant et réutilisable. Les webinaires permettent un meilleur contrôle du contenu audiovisuel de l'événement, et donc sa réutilisation ultérieure, mais limitent les interactions en direct aux échanges entre l'animateur et les intervenants ; les questions du public doivent être transmises au moyen du clavardage. Enfin, la diffusion en direct sur les médias sociaux permet la tenue d'événements sans inscription préalable, et est propice au contenu préenregistré, monté et de meilleure qualité ; elle limite néanmoins la participation du public à des échanges dans le clavardage avec un animateur invisible.
Avec le retour graduel des activités en personne, nous arrivons à un nouveau tournant : la possibilité d'organiser des événements hybrides. Avec ce type d'événement, soit les intervenants soit les membres du public, ou encore une partie de chacun d'entre eux, se trouvent dans l'espace physique, tandis que les autres participent à distance grâce à la technologie. Les leçons tirées de nos expériences d'événements virtuels se mêlent aux anciennes pratiques d'événements en personne ; pour obtenir un résultat satisfaisant, il faut cependant faire plus qu'additionner les deux. Nous commençons tout juste à mettre en œuvre nos nouvelles stratégies d'événements hybrides. Les différentes propositions d'événements hybrides ci-dessous constituent des points de départ à l'expérimentation et à l'essai.
| Plateforme | Utilisation | Description |
|---|---|---|
| Site Web du CCA | Distribution | Les événements sont publicisés sur le site Web avec, au besoin, un lien pour s'inscrire. On y trouve aussi les liens des événements passés enregistrés. |
| YouTube | Diffusion | Projections virtuelles avec des intervenants (avec des segments en direct et préenregistrés). Clavardage. |
| Distribution | Principale chaîne de distribution vidéo. Le public a accès aux fichiers vidéo soit directement sur YouTube soit sur le site du CCA, où les vidéos sont intégrées. | |
| Webinaires Zoom | Diffusion seulement | Événements virtuels avec participation limitée du public. |
| Réunions Zoom | Diffusion seulement | Événements virtuels auxquels le public participe activement. |
| Facebook Live | Diffusion | Projections virtuelles avec des intervenants (avec des segments en direct et préenregistrés). |
| Distribution | On utilise Facebook pour promouvoir des événements virtuels. Les vidéos restent sur la plateforme, où elles peuvent être visionnées ultérieurement. | |
| Diffusion | Ne peut pas être utilisé pour la transmission vidéo en direct. | |
| Distribution | La distribution vidéo est limitée aux courts extraits. | |
| Vimeo | Diffusion | N'est pas une chaîne de diffusion en direct. |
| Distribution | Utilisé pour distribuer de manière privée les vidéos du CCA et les œuvres de la collection audiovisuelle du CCA, par exemple à des chercheurs et à ce type d'utilisateurs. | |
| Soundcloud | Distribution seulement | Utilisé pour distribuer uniquement du contenu sonore. |
Exemples : conférence de presse, atelier, réunion de l'ensemble du personnel, conversation avec le commissaire
| Participation du public | Active et visible à l'écran |
|---|---|
| Plateforme | Réunion Zoom |
| Inscription | Optionnelle (fonction inscription de Zoom) |
| Options de personnalisation | Limitées (logo du CCA) |
| Contenu vidéo | Limité |
| Soutien technique | Pas nécessaire |
| Diffusion en direct | Non |
| Enregistrement | Optionnel, par Zoom (personne responsable : coordonnateur, public) |
| Permissions | Si l'événement est enregistré, l'animateur et les intervenants doivent donner leur consentement à être enregistrés avant l'événement. Les participants doivent être informés que l'événement est enregistré quand ils se connectent. |
| Publication | Sur demande : contenu monté et publié sur YouTube. Avant l'événement, si l'enregistrement est destiné à être publié, le chef d'équipe doit en informer l'équipe des publications, le chargé de production, contenu numérique, et le chargé de l'engagement numérique. |
| Chef d'équipe | Coordonnateur de l'événement - Coordonnateur, public. Coordonne l'événement de A à Z et fait la liaison avec les autres équipes. |
| Autres membres d'équipe responsables | Chargé de production, contenu numérique : responsable uniquement si l'événement est enregistré et monté. Gère le processus de production du contenu de A à Z. |
Exemples : séminaire, conférence du commissaire, charrette des étudiants, atelier, lancement de livre
| Participation du public | Limitée, par écrit (commentaires et questions) |
|---|---|
| Plateforme | Webinaire Zoom |
| Inscription | Exigée (fonction inscription de Zoom) |
| Options de personnalisation | Limitées |
| Contenu vidéo | Limité |
| Soutien technique | Pas nécessaire |
| Diffusion en direct | Sur demande (personne responsable : coordonnateur technique, médias numériques)Avant l'événement, si ce dernier est destiné à être diffusé en direct, le chef d'équipe doit s'assurer de la collaboration du chargé de production, contenu numérique, et du chargé de l'engagement numérique. Des consentements doivent également être signés avant l'événement. Selon la stratégie de diffusion, les webinaires Zoom peuvent aussi être diffusés en continu sur YouTube ou Facebook, mais pas sur les deux en même temps. |
| Gestion du clavardage | Oui, par l'équipe des programmes publics |
| Enregistrement | Par Zoom (personne responsable : coordonnateur, public) |
| Permissions | Des consentements doivent être signés avant l'événement. Les participants doivent être informés que l'événement est enregistré quand ils se connectent. |
| Publication | Sur demande (avant l'événement, si l'enregistrement est destiné à être publié, le chef d'équipe doit en informer l'équipe des publications, le chargé de production, contenu numérique, et le chargé de l'engagement numérique). |
| Chef d'équipe | Coordonnateur de l'événement, coordonnateur, public, ou coordonnateur administratif : coordonne l'événement de A à Z et fait la liaison avec les autres équipes. |
| Autres membres d'équipe responsables | Chargé de production, contenu numérique : responsable uniquement si l'événement est enregistré. Gère le processus de production du contenu de A à Z. |
Exemples : docudrame, projection et conversation
| Participation du public | Limitée, dans le clavardage (commentaires et questions) |
|---|---|
| Plateforme | YouTube et Facebook Live |
| Inscription | Non |
| Options de personnalisation | Oui |
| Contenu vidéo | Illimité |
| Soutien technique | Nécessaire (personne responsable : coordonnateur technique, médias numériques) |
| Diffusion en direct | Oui (personne responsable : coordonnateur technique, médias numériques)Des consentements doivent être signés avant l'événement. L'événement peut être diffusé en continu simultanément sur YouTube et Facebook. |
| Gestion du clavardage | Oui, par l'équipe des programmes publics |
| Enregistrement | Oui (plusieurs sources) (personne responsable : coordonnateur technique, médias numériques) |
| Permissions | Des consentements doivent être signés avant l'événement. Les participants doivent être informés que l'événement est enregistré quand ils se connectent. |
| Publication | Oui.Avant l'événement, si l'enregistrement est destiné à être publié, le chef d'équipe doit en informer l'équipe des publications, le chargé de production, contenu numérique, et le chargé de l'engagement numérique. |
| Chef d'équipe | Coordonnateur de l'événement - Coordonnateur, public. Coordonne l'événement de A à Z et fait la liaison avec les autres équipes. |
| Autres membres d'équipe responsables | Chargé de production, contenu numérique : gère le processus de production du contenu de A à Z. |
Exemple : projection de film dans une salle suivie d'une conversation
| Participation du public | Active, par le biais de l'animateur en personne (mais limitée en cas de public virtuel) |
|---|---|
| Plateforme | Zoom pour les intervenants virtuels |
| Inscription | Non |
| Options de personnalisation | Oui, sur l'écran |
| Contenu vidéo | Projeté dans l'espace physique |
| Soutien technique | Nécessaire (personne responsable : coordonnateur technique, médias numériques) |
| Diffusion en direct | Optionnelle |
| Gestion du clavardage | Oui. L'animateur présent en personne énonce ses questions auprès des participants, ainsi que celles du public physique. |
| Enregistrement | Optionnel |
| Permissions | En cas d'enregistrement ou de diffusion en direct, des consentements doivent également être signés avant l'événement. |
| Publication | Sur demande : contenu monté et publié sur YouTube. Avant l'événement, si l'enregistrement est destiné à être publié, le chef d'équipe doit s'assurer de la collaboration de l'équipe des publications, du chargé de production, contenu numérique, et du chargé de l'engagement numérique. |
| Chef d'équipe | Coordonnateur de l'événement - Coordonnateur, public. Coordonne l'événement de A à Z et fait la liaison avec les autres équipes. |
| Autres membres d'équipe responsables | Chargé de production, contenu numérique : responsable uniquement si l'événement est enregistré et monté. Gère le processus de production du contenu de A à Z. |
Événement hybride avec quelques intervenants dans un espace physique et un public entièrement virtuel
Exemple : table ronde dans une salle de spectacle sans public
| Participation du public | Limitée, par écrit (commentaires et questions) |
|---|---|
| Plateforme | Transmission en continu par Wirecast des images caméra sur webinaire Zoom |
| Inscription | Exigée (fonction inscription de Zoom) |
| Options de personnalisation | Limitées |
| Contenu vidéo | Limité |
| Soutien technique | Nécessaire (personne responsable : coordonnateur technique, médias numériques) |
| Diffusion en direct | Oui |
| Gestion du clavardage | Oui, l'animateur présent en personne énonce les questions du clavardage auprès des intervenants. |
| Enregistrement | Optionnel |
| Permissions | Des consentements doivent également être signés avant l'événement. Les participants doivent être informés que l'événement est enregistré quand ils se connectent (voir comment activer le message d'information demandant l'autorisation d'enregistrer dans Zoom). |
| Publication | Sur demande : contenu monté et publié sur YouTube. Avant l'événement, si l'enregistrement est destiné à être publié, le chef d'équipe doit en informer l'équipe des publications, le chargé de production, contenu numérique, et le chargé de l'engagement numérique. |
| Chef d'équipe | Coordonnateur de l'événement - Coordonnateur, public. Coordonne l'événement de A à Z et fait la liaison avec les autres équipes. |
| Autres membres d'équipe responsables | Chargé de production, contenu numérique : responsable uniquement si l'événement est enregistré et monté. Gère le processus de production du contenu de A à Z. |
Exemple : conférence dans une salle de spectacle
| Participation du public | Active |
|---|---|
| Plateforme | YouTube, pour le contenu enregistré et monté |
| Inscription | Non pertinent |
| Options de personnalisation | Oui |
| Contenu vidéo | Non |
| Soutien technique | Nécessaire (personne responsable : coordonnateur technique, médias numériques) |
| Diffusion en direct | Non |
| Gestion du clavardage | Non |
| Enregistrement | Oui. Montage de l'enregistrement pour publication. |
| Publication | Contenu monté et publié sur YouTube. Avant l'événement, si l'enregistrement est destiné à être publié, le chef d'équipe doit s'assurer de la collaboration de l'équipe des publications, du chargé de production, contenu numérique, et du chargé de l'engagement numérique. |
| Chef d'équipe | Coordonnateur de l'événement - Coordonnateur, public. Coordonne l'événement de A à Z et fait la liaison avec les autres équipes. |
| Autres membres d'équipe responsables | Chargé de production, contenu numérique : gère le processus de production du contenu de A à Z. |