Бизнес-процессы в Битрикс24 представляют собой low-code инструмент, который позволяет автоматизировать повседневные задачи без необходимости глубоких знаний в программировании. Пользователи могут легко настроить различные операции, используя уже готовые к использованию действия.
Вы найдете эти автоматизированные процессы и сможете запустить их прямо из таких разделов, как Лента новостей, CRM, Диск, Смарт-процессы и Универсальные списки.
Чтобы глубже понять работу бизнес-процессов, смотрите видео-курс, который подробно объясняет их функционал как для пользователей, так и для администраторов.
Бизнес-процессы могут автоматически запускаться при наступлении определенных событий (например, при добавлении новой сделки в CRM) или по инициативе пользователя (как процесс согласования отпуска через Ленту новостей).
Кроме бизнес-процессов, в Битрикс24 доступны роботы — это ещё более простой способ автоматизации, особенно удобный для обычных пользователей. Роботы активно применяют в CRM и управлении задачами.
С помощью соответствующих методов вы сможете:
- Добавлять в Битрикс24 готовые отраслевые шаблоны бизнес-процессов, принятых в определенных сферах бизнеса или определенных типах компаний
- Предлагать свои сценарии автоматического запуска бизнес-процессов (например, формирование объяснительной записки в случае серьёзного нарушения срока проекта и т.д.)
- Предлагать запуск бизнес-процессов в своих виджетах, если стандартные интерфейсы не предлагают пользователю такой возможности
Вы можете расширить возможности пользовательской автоматизации Битрикс24, добавив в Битрикс24 свои действия бизнес-процессов и роботов, которые смогут:
- Отправлять документы во внешние системы
- Оформлять или модифицировать заказы во внешнем интернет-магазине
- Передавать в Битрикс24 данные из внешних систем
- Запускать готовые внешние процессы (например, подключать специального внешнего чатбота к диалогу с клиентом, когда сделка перешла в стадию согласования доставки)
- Передавать данные об оплате во внешнюю сквозную аналитику
- Выполнять законченный бизнес сценарий (например, формировать сложный счёт или собирать данные из всех сделок одного клиента и возвращать сумму для дальнейшего использования)
{% note info "Рекомендации" %}
- Добавляйте именно роботов вместо действий бизнес-процессов, поскольку каждый зарегистрированный робот также может быть использован и в качестве действия бизнес-процесса. Кроме того, ваши роботы будут доступны в Умных сценариях
- Если вы хотите отправлять какие-то изменения во внешнюю систему при смене статусов сделок или лидов, лучше зарегистрировать робота, которого пользователь сам разместит на нужной ему стадии, вместо перехвата события на изменение сделки или лида. Это избавит вас от необходимости делать интерфейс настройки соответствия стадий лидов и сделок со статусами или событиями внешней системы и значительно упростит разработку
{% endnote %}
Важно понимать терминологию и взаимосвязи между объектами, реализующими функционал бизнес-процессов.
Это, собственно, логическая схема, алгоритм, реализующий нужную бизнес-логику с помощью отдельных действий и операций, доступных в дизайнере бизнес-процессов.
Шаблон всегда привязан к некому базовому объекту, данными которого он будет оперировать. Например, шаблон может быть привязан к сделкам CRM. В этом случае, базовым объектом будет являться конкретная сделка, для которой будет запущен бизнес-процесс.
Привязка к базовому объекту также определяет контекст запуска бизнес-процесса: скажем, нельзя запустить бизнес-процесс для лида, на основе шаблона, сделанного для сделки.
Объектами могут выступать лиды, контакты, компании, счета и коммерческие предложения в CRM, элементы пользовательских типов объектов (смарт-процессы), файлы Битрикс24 Диск и другие.
У шаблона бизнес-процесса могут быть входные параметры, которые должен будет заполнить пользователь (или ваш программный код) при запуске бизнес-процесса на основе выбранного шаблона.
Помимо входных параметров можно также использовать внутренние переменные. Разработчик шаблона должен добавить их в настройках шаблона.
Важно понимать, что, говоря о входных параметрых и переменных, мы говорим об «описаниях». Но реальные значения у параметров и переменных возникают только в случае запуска реального бизнес-процесса.
Бизнес-процесс — это, фактически, «живой» экземпляр, создаваемый из шаблона в момент запуска для конкретного базового объекта. Очевидно, что несколько бизнес-процессов могут быть запущены параллельно для разных базовых объектов.
Когда бизнес-процесс запущен, то для него создаётся копия шаблона бизнес-процесса, которая остаётся неизменной до завершения бизнес-процесса. Если в течение выполнения бизнес-процесса пользователь будет вносить изменения в шаблон, это никак не отразится на логике уже запущенного бизнес-процесса.
Значения входных параметров и внутренних переменных точно также имеют свои конкретные значения для каждого отдельного бизнес-процесса и меняются только для него.
Во время выполнения бизнес-процесс может использовать особые действия — задания для участников бизнес-процесса, когда для логики бизнес-процесса требуется получить от пользователя какую-то дополнительную информацию, например, согласовать документ, загрузить какой-то файл и так далее.
Такие действия порождают задания бизнес-процессов. Пользователи, которые получили задания, видят соответствующую информацию в Битрикс24, а также получают нотификации. Текущие задания для пользователя можно также получить с помощью соответствующего метода REST API для автоматической обработки.
Действия бизнес-процесса, это «кубики», из которых строится шаблон бизнес-процесса. Как правило, такие они представляют собой обособленные атомарные операции вроде «Создать задачу», «Сформировать счет», «Изменить значение поля документа» и так далее.
Действия бизнес-процессов могут иметь входные параметры, которые пользователь сможет задать в дизайнере бизнес-процессов во время разработки нужного шаблона.
Кроме того, действия могут возвращать результирующие данные «обратно» в бизнес-процесс. Эти данные проектировщик бизнес-процесса сможет использовать в качестве входных параметров для последующих действий.
С помощью REST API можно добавлять свои действия бизнес-процессов в Битрикс24.
Роботы представляют собой объекты, аналогичные действиям бизнес-процессов с той лишь разницей, что в основном они используются не в дизайнере бизнес-процессов, а в специальных интерфейсах CRM и задач.
Роботы так же могут иметь входные параметры, значения которых будет задавать пользователь, настраивающих роботов в воронках лидов, сделок или в умных сценариях. И также могут возвращать значения для использования в качестве входных параметров последующих роботов.
С помощью REST API можно добавлять своих роботов в Битрикс24. Мы рекомендуем добавлять роботов вместо действий бизнес-процессов, поскольку роботы могут быть использованы внутри дизайнера бизнес-процессов, а значит, вы добавите свой функционал и в настройки роботов, и в дизайнер бизнес-процессов сразу.
- Добавьте своего робота в Битрикс24
- Научитесь запускать готовый бизнес-процесс или останавливать уже запущенный
- Узнайте, как добавлять свой шаблон
- Узнайте, как получить список текущих заданий бизнес-процесса и как автоматически их завершать за пользователя